היישום אינו מחובר לאינטרנט

שיפור תהליכים וחדשנות ארגונית במשרד החוץ

עבודה מס' 064048

מחיר: 288.95 ₪   הוסף לסל

תאור העבודה: הצגתה של מערכת לימוד חדשנית להכשרת עובדי משרד החוץ

3,923 מילים ,9 מקורות ,2002

תקציר העבודה:

הצגת מערכת לימוד והכשרה חדשנית לצוערי ועובדי משרד החוץ המועסקים במגוון רחב של תפקידים ומקצועות.
תרומתה של שיטה זו, עשוייה לשפר באופן ניכר תהליכים ארגוניים, חיסכון עצום במשאבי הארגון.
שיטה זו, הולכת ותופשת תאוצה כמעט בכל תחומי החיים כיום, הן בתחום הלימוד במערכת החינוך והן מבחינת תחומי למדיה ארגוניים. מהפכת הלימוד הזו חוסכת במשאבי זמן ובמשאבים פיננסיים ומייעלים את שיטות העבודה כמו גם את התרבות הארגונית הקיימות בארגון באופן ניכר.
על מנת ששיטת למידה זו תוטמע באופן מוצלח על הארגון להתכונן היטב מבחינת כל ההשלכות הצפויות לשם הטמעתה של שיטה זו באופן מוצלח בארגון.

תוכן העניינים:
תקציר
מבוא
תאור המצב הקיים
ניתוח פנים הארגון על פי מודל 7 ה - S של מקינזי
1. מבנה
2. משאבי אנוש
3. מערכות ונהלים
4. מדיניות אסטרטגית
5. המיומנות של עובדי המשרד
6. סגנון ניהולי
7. מושגים מנחים וערכים משותפים
הצגת החלופות
חלופה א'
חלופה ב'
בחירת החלופה המומלצת
תכנית להפעלתה של החלופה המוצעת
מפת התמצאות
תוצאות למידה נדרשות לתפקיד
מערכת ה - E-Learning תכונות ביצוע וניהול הלמידה הנדרשות
טבלה תומכת החלטה מס' 1
אמצעי ה - E-Learning המפורטים במודל
טבלה תומכת החלטה מס' 2
מאפייני התרבות הארגונית
E-Learning והתרבות הארגונית
יתרונותיה של הלמידה מרחוק
למידה מרחוק פורצת גבולות
ללמוד בכל מקום
תוכנית להפעלת החלופה המוצעת
הארגון בגמר התהליך
סיכום, מסקנות והמלצות
מקורות

קטע מהעבודה:

חטיבת ההדרכה מכשירה מידי שנה מאות עובדים בתחומים רבים ומגוונים.
חטיבת ההדרכה אחראית על הכשרתם של צוערים, תהליך הנמשך מספר שנים, עד להצבתו של הצוער בתפקיד המיועד לו בשגרירות שאליה הוא נשלח.
הכשרת העובדים כרוכה בעלויות רבות ובמשאבים פיננסים עצומים. הדרכת העובדים ברובה מתבצעת במרכזי הדרכה והשתלמויות, בבתי מלון, במרכזי לימוד בחו"ל וכדומה.
החלופה המוצעת שתידון בהמשך היא למידה מרחוק E-Learning שעשויה לצמצם באופן ניכר את העלויות העצומות הכרוכות בהכשרתם של העובדים. בשיטת שהלימוד מרחוק, ניתן יהיה לבצע הדרכות במשרד החוץ בירושלים, או במקום אחר שיקבע מראש. ניתן לצמצם ואף לבטל כליל הכשרת עובדים במדינות חוץ כאשר הלימודים וההכשרות יתבצעו בישראל.
ניתן גם יהיה להפחית עלויות הכרוכות בטיסות,ש הייה בבתי מלון וכדומה.

מקורות:

1
קצב שינוי המידע
4
3
5
6
2
1
אינטראקציה חברתית
1
4
2
3
5
6
מסלולי למידה גמישים
4
6
3
5
2
1
ניהול ומעקב אחר התקדמות הלומד
2
4
1
6
3
5
ביצוע תרגילים מורכבים אגב קבלת משוב
2
3
1
5
4
6
הצגת מידע ויזואלי איכותי ללומד
מאפייני התרבות הארגונית
דוגמת שאלות לברור מידת המוכנות התרבותית של הארגון:
האם הארגון מוכן מבחינה תרבותית ל - E-Learning?
האם המנהלים והעובדים מבינים את משמעות הלמידה מעמדת העבודה (כניסה של טלפונים, עובדה שוטפת וכו').
האם הארגון מוכן לוותר על הממדים החברתיים ההולכים לאיבוד בלמידה מרחוק (יצירה מהמשרד, רשתות חברתיות וכדומה).
דוגמת שאלות לברור מידת המוכנות התרבותית של העובד הלומד:
האם העובד מוכן מבחינה תרבותית ל - E-Learning?
האם העובד חדש בארגון?
האם העובד כבר רכש מיומנויות מחשב?
מהי עמדת הלומד לגבי למידה עצמית?
עד כמה הלמידה מחייבת תאום בין קבוצות לימוד מאותו מקום או ממקומות שונים?
מהי כמות הלומדים?
E-Learning והתרבות הארגונית
התרבות הארגונית, מהווה את המחסום הגדול ביותר ליישום אפקטיבי של יוזמות בתחומי ה - E-Learning וה - knowledge Management כך טוען Biscoff (2002), במאמר שפרסם לאחרונה ב - Distance Education Systemwide Interactive Electronic Newsletter.
לטענתו ארגונים לומדים (Learning Organizations) -LO, מטבעם, יפיקו את מירב התועלת מהשקעה ב - E-Learning שכן, יש הקבלה בין המאפיינים של הארגון לומד לבין יכולתו לאמץ באופן אפקטיבי כלים ללימוד מבוסס טכנולוגיה.
תרבות ארגונית הינה ה"אישיות" של הארגון והיא מורכבת בין השאר מההנחות, הערכים, הנורמות של חברי הארגון ודרכי התנהגותם. ארגון לומד הוא ארגון שאימץ את הלמידה כחלק מהתרבות הארגונית. ארגון לומד מאמין שלימוד הינו תהליך מתמשך ויצירתי בו משתתפים כל חבריו-עובדים ומנהלים. ארגון לומד מפתח, מעודד ומאפשר לאנשים
בכל הדרגים להגדיל אופן מתמיד את יכולותיהם ולהפיק יותר מעצמם.
יוזמת הכנסת ה - E-Learning הינה בעלת סיכוי טוב יותר להצליח אם הארגון שואף גם להיות ארגון לומד. שכן, מרכיבים תרבותיים המצביעים על ארגונים לומדים כוללים בין השאר שיתוף הידע, אימוץ ידע קיים ויישום מעשי של ידע - כלי ה - E-Learning תומכים ביצירת הידע ובהנחלתן לחברי הארגון והם מהווים למעשה חוליה חיונית
ומשלימה לכל ארגון לומד ולהפך.
להלן מפרט המחבר מספר אינדיקטורים העשויים לסייע לארגונים באבחון מידת הבשלות הארגונית, ליישם בהצלחה E-Learning מההיבט של התרבות הארגונית.
האם הארגון, מנהליו ועובדיו מיחסים חשיבות להדרכה וללמידה ועד כמה הוא מניע את העובדים ללמוד? האם קיימות בארגון מערכות ותהליכים המבטיחים שהידע נצבר ונגיש לכל מי שזקוק לו? באיזו מידה קיימת בארגון תוכנית הדרכה ותוכניות פיתוח אישי מותאמות לעובדים והאם הלימוד הינו חלק אינטגרלי מתהליך ומיום העבודה? באיזו
מידה מתייחסת מערכת "הערכת עובדים והתמריצים" להישגים הלימודיים של הפרט?
לסיכום, מומלץ לטפל באופן שיטתי באספקטים של התרבות הארגונית בו זמנית להפעלת ה - E-Learning כדי להבטיח תוצאות מירביות.
יתרונותיה של הלמידה מרחוק
אנו נמצאים כיום בשיאה של המהפכה הדיגיטלית. מהפכה זו יוצרת גרף אקספוננציאלי של קצב גידול המידע. כמות המידע מוכפלת כיום אחת לחמש שנים.ף עתידנים חוזים, כי קצב הכפלת המידע עוד ילך ויגדל. קצב גידול המידע ומעבר עובדים מתפקיד לתפקיד יוצרים מצב בו העובד בארגון נדרש ללמידה והתעדכנות מתמדת והתייחסות למערכת
של הסמכות. למידה והתעדכנות אינם רק צורכי הארגון כלפי פנים (כלפי עובדיו), אלא גם צורכי הארגון מול לקוחותיו וספקיו, למשל: עדכון הלקוחות במוצרים וחידושים טכנולוגיים במערכות שהארגון מכר ללקוח.
כמות המידע מוכפלת כיום אחת לחמש שנים. עתידנים חוזים כי קצב הכפלת המידע עוד ילך ויגדל. קצב גידול המידע ומעבר עובדים מתפקיד לתפקיד, יוצרים מצב בו העובד בארגון נדרש ללמידה והתעדכנות מתמדת והתייחסות למערכת של הסמכות.
מצב זה של למידה מתמדת בקרב העובדים יוצר עלויות גבוהות לארגון. על הארגון להשקיע משאבים כספיים רבים בהדרכה ועדכון העובדים, הסמכתם, הדרכת הלקוחות על ידי קורסים, ימי עיון, לינה בבתי מלון ועוד. ההוצאות רבות וגדלות בהתמדה.
לפיכך, הפתרון המוצע כיום, הוא בדמות הלמידה מרחוק. ואם אנו עוסקים בגידול המידע בכלל, צריכה להישאל השאלה לגבי המידע והידע הארגוני וניהולו: האם ניתן לנצח את מערכות הלמידה מרחוק כחלק מבניית הידע הארגוני השיתופי?
למידה מרחוק פורצת גבולות
רבים עוסקים כיום בלמידה מרחוק בסביבתה אינטרנט ומכנים אות בשם E-Learning. באופן טבעי נשאלות שאלות שונות, כגון: האם המערכות הקיימות היום והממשיכות להתפתח אכן עונות על מהות הלמידה ויוצרות תהליך של למידה בקרב הלומד? מהי למידה? האם אין העוסקים ב - E-Learning כעוסקים, למעשה, בהוראה מרחוק ולא בלמידה? מתי
מתרחשת למידה בקרב הלומד?
לדברי אנשי חינוך, למידה מתרחשת, כאשר מתקיימים שני קריטריונים בסיסיים: צורך אצל הלומד וכן הנעה פנימית. לדעת אנשי חינוך (שבראשם פרופ' פפרט מאוניברסיטת MIT), הפנמת הלמידה תתקיים, כאשר הלומד ייצור ויבנה את הידע שלו. בנוסף, יש להעריך את תהליך הבניית הידע.
כלומר: יש צורך במנהל אשר ינחה את בניית התהליך. מרבית העוסקים בלמידה מרחוק עוסקים, למעשה, בהוראה מרחוק ללא ייחוס לתהליך בניית הידע בקרב הלומד, הדבר ההכרחי בתהליך הלמידה. ה - E-Learning בסביבת האינטרנט, צריך להתייחס להוראה, להנחייה וללמידה. משמעות הדבר היא שיש צורך במערכת הנותנת מענה ללמידה מרחוק
(תוך התייחסות למרכיבים המחוללים למידה), אשר תאפשר את המענה לבניית הידע השיתופי-ארגוןני.
ללמוד בכל מקום
שתי מערכות אשר פותחו לאחרונה על ידי חברת Elbn חברת בת של אדיוסיסטמס - טכנולוגיית מידע ולמידה, מתייחסות להוראה, הנחייה ולמידה בסביבת האינטרנט, ולוקחות בחשבון את ניהול הידע האישי והארגוני.
מערכת ה - E-Learning לארגונים (EKAT) ומערכת ה - E-Learning לבתי ספר (CyberSchool) נותנות מענה להוראה מרחוק, הנחיה מרחוק, ניהול הידע האישי ושותפות בידע הארגוני. כל מערכת מכילה מספר מרכיבים, אשר יחדיו נותנים מענה למכלל הנושאים הללו.
המערכות מאפשרות ללומד ללמוד בכל מקום: בבית הספר, בארגון, בבית, בהיותו בכנס כלשהו בעולם ובכל מקום אחר. מערכת הלמידה האינטרנטית ללומד/עובד, הינה סביבת עבודה אחת. היא מאפשרת ללומד ללמוד בקבוצה משותפת של קהילה ובהוראה מרחוק לבנות את הידע שלו באותה סביבה, להיות מונחה על ידי המנחה בתהליך בניית הידע, לנהל
את הידע שלו וגם לקחת חלק בידע הארגוני שיתופי, הנהנה באופן אוטומטי על ידי העובד.
מערכת eLAT ללמידה מרחוק נותנת מענה ללמידה תמידית, מאפשרת ללומד ללמוד בזמן ובמקום הנוח לו, ללמוד תוך שיתוף, להתעדכן, לעבור מבחני הסמכה ולבנות מערכת לניהול ידע אישי. ידע זה, ישמש את שיתוף הידע הארגוני בין העובדים בתוך הארגון ובינם לבין הלקוחות והספקים של הארגון.
תוכנית להפעלת החלופה המוצעת
במהלך שנת 2003, יבדקו מערכות שונות ללמידה מרחוק ויותאמו לצרכיו של הארגון.
יש לזכור, כי המערכות הטכנולוגיות חייבות להיות מתאימות למדינות רבות ברחבי העולם. ישנו צורך במכשור טכנולוגי ומתאים לשם הפעלת מערכות הלימוד מרחוק.
באשר למיקום ההכשרה והלימודים, מומלץ להקים בית ספר למגוון ההדרכות וההכשרות של עובדי הארגון במגוון הרחב של התפקידים והמקצועות.
מערך התקשורת יקבע בבתי הספר ויהיה קשור למשרד החוץ בירושלים ולשלוחות המשרד, ולשגרירויות ברחבי בעולם.
יש לזכור, כי כל הטמעה של שינוי טכנולוגי כרוכה במספר תהליכים שלעיתים מתארכים עד להצלחת הטמעתו של השינוי.
ברצוני לדון בשיקולי הכדאיות אשר בפניהם ניצב הארגון.
שיקולי הכדאיות נמדדים על פי שישה ממדים:
אפקטיביות הלמידה - אפקטיביות הלמידה היא פונקציה של מידת האינטראקציה של הלומד עם חומרי הלמידה ו/או עם המדריך. כניסה ללמידה מרחוק משמשת כהזדמנות נפלאה לשיפור רמת האינטראקציה הלימודית בתוכניות ההדרכה לסוגיהן. מרכיב זה נתון להשפעה הגדולה ביותר של אנשי ההדרכה בארגון, גם אם הם זקוקים לסיוע בתחום זה.
בלמידה א-סינכרונית מרכיב האינטראקציה הוא כמעט הכרחי. חושב להגביר את מידת האינטראקציה בכלל ואת איכותה בפרט.
החזר השקעה בכלכלית - ההתעניינות בלמידה מרחוק נובעת בראש ובראשונה משיקול זה. בחינת הכדאיות הכלכלית מביאה בחשבון את הגורמים הבאים:
מספר אתרים בהם נמצאים עובדים/ספקים/לקוחות - הפריסה הגיאוגרפית של החברה מהווה גורם בבחינת הכדאיות הכלכלית. ביכולתה של מחלקת השיווק של החברה להגיע באמצעות מערכת הדרכה מרחוק, ללקוחות קיימים וללקוחות פוטנציאליים ולהרוויח גם כן מ"עסקת החבילה" הזו.
עלויות הבאת המודרכים למרכז ההדרכה.
עלויות הבאת הדרכה לאתר.
אינטנסיביות תוכניות האתר.
תשתית מחשוב.
עלות הכשרת עובדי הארגון לשימוש בכלי הלמידה החדשים והטמעת תרבות הלמידה החדשה.
גודל המאמץ הארגוני הנדרש בהטמעה - הטמעת מערכת למידה מרחוק טומנת בחובה עיסוק בשני מרכיבים: אבחון התרבות הארגונית ובניית מערכת הלמידה עצמה. נדרשת התייחסות בניתוח התרבות הארגונית למספר גורמים: מאפייני למידה בארגון בכלל, רמה טכנולוגית בארגון, חדשנות ותעוזה. בנוסף לגורמי התרבות הארגונית, יש להתייחס גם
למאפייני חומרי הלמידה הקיימים בארגון כיום.
תשתית המחשחוב בארגון - המכשול העיקרי לצעדים הראשונים הוא תשתית המחשוב בארגון. הפוטנציאל הגדול ביותר נמצא במערכות האינטרא-נט ההולכות ותופסות מקום בארגונים. האינטרא-נט מהווה תשתית נוחה ביותר להקמת מערכת למידה מרחוק (בעיקר לצרכים א-סינכרוניים). היא מאפשרת גמישות, נגישות גבוהה ויכולות אינטראקטיביות.
הכניסה לתחום למידה מרחוק תהיה קלה יותר בארגון בו פועלת כבר מערכת אינטרא-נט. אחד השיקולים המרכזיים בהדרכת לקוחות היא היכולת להישען על טכנולוגיה פשוטה ככל האפשר. כל מכשול טכנולוגי עלול למנוע השתתפות.
רמת שליטה בישומי מחשב - לרוב, הגורם האנושי הופך לחוליה החלשה בכל הקשור לטכנולוגיה ולמערכות מידע מסוגים שונים. מידת השליטה של עובדי הארגון (הלומדים) בתפעול של מערכות טכנולוגיות יכולה להיות פער משמעותי ביישום של טכנולוגיית למידה מרחוק בארגון. כאשר, הארגון בוחר לערוך יישומים ללמידה מרחוק בכלים
ייעודיים, הלומד מחויב לשלוט במגוון רחב יותר של יישומי מחשב.
רמת המאמץ הנדרש ממחלקת ההדרכה - מחלקת ההדרכה צריכה לזהות את רמת המוכנות שלה. מעבר להתלהבות הראשונית, ניהול מערכת למידה מרחוק, סינכרונית, א-סינכרונית או משולבת גוזלת מאמץ ארגוני ניכר ממחלקת ההדרכה. ראשית, צריך לפתח תוכניות למידה חדשות או להמיר תוכניות קיימות לפורמט חדש ולכלים חדשים. שנית, אוכלוסיית
המדריכים: מחד, ישנו החשש מאיבוד המקום לטובת הטכנולוגיה. מאידך, קיימים פערים ברמת השליטה שלהם בישומי מחשב רלבנטיים.
בשלבים מאוחרים יותר, על מנת, להשתמש באינטרנט כמאגר מידע, יש צורך באיסוף של אתרים רלבנטיים לתחומי הלמידה בארגון, מקורות מידע רלבנטיים על מנת לסייע ללומדים להתמצא ביעילות במרחב האינסופי של הרשת.
הארגון בגמר התהליך
הצלחתו של החלופה המוצעת תלוייה במספר הגורמים שבהם דנתי לעיל.
יחד עם זאת, השינויים הצפויים באים לידי ביטוי בהתייעלותו של הארגון. בניצולת זמן ומשאבים בצורה הגיונית ובעיקר היא עשוייה לקצר בזמן ההכשרה והלמידה.
היות וצוערים ועובדי המשרד נאלצים לעבור הכשרות ייעודיות בחו"ל, דבר הכרוך במשאבים פיננסיים עצומים (טיסות, שהייה וכדומה) כמו כן, ישנם הכשרות המתקיימות בארץ ומצריכה הבאתם של מרצים או חונכים מחו"ל, אזי, החלופה המוצעת יכולה לצמצם את ההוצאות בשיעור ניכר , היות והלימודים יתקיימו בארץ, כמו כן, לא יהיה צורך
להביא חונכים ו/או אנשי מקצוע אשר מעבירים את ההכשרות והלימודים מחו"ל.
סיכום, מסקנות והמלצות
החלופה המוצעת היא זו אשר עשוייה לשנות את מערך ההדרכה וההכשרה הקיים בארגון באופן ניכר. תרומתה של החלופה, לימוד מרחוק היא עצומה והיא עשוייה להשפיע על כלל פעילותו של הארגון, הן מבחינת העובדים, הצוערים אשר עוברים הדרכות והשתלמויות והן מבחינת פעילותו של הארגון על ידי ניצול נכון של המשאבים העומדים
לרשותו. דווקא,היום, לאור המצב הכלכלי הקיים במדינת ישראל, ישנה חשיבות מירבית לשיפור תהליכים ארגוניים לשם התייעלות וחסכון במשאבים.
מסקנות
שיטת הלימוד מרחוק, הינה אמצעי חשוב וכלי עזר חיוני עבור הארגון.
על מנת להטמיע את שיטת הלימוד מרחוק בארגון, יש לבחון את הקיים כיום בארגון ובהתאם לכך להציע שינויים מבניים, ארגוניים, על מנת ששיטת לימוד תיושם בהצלחה.
המלצות
יש לפעול בהקדם ליישומה של שיטת הלימוד מרחוק במשרד החוץ.
מומלץ להיעזר באנשי מקצוע כגון: פסיכולוגים ויועצים ארגוניים על מנת להטמיע את השינוי באופן יעיל, וזאת על מנת שלא יעמוד כנגד אינטרסים אירגוניים.
מקורות
עידן, א. (2001). E-Learning, עתיד הלמידה ומוסדותיה. אאוריקה, 14, ספטמבר, 2001.
תירוש, א. (1999). מאפייני למידה מרחוק אפקטיבית. עובדת גמר לקבלת תואר מוסמך במדעי הרוח. אוניברסיטת תל-אביב.
Curran, C. (1999). ODL and traditional universities: dichotomy or convergence? European Journal of Education, 32 (4), 335-346.
De Wit Meyer (1999) Strategy Process Content Context Thomson International. (338.5 WIT).
Holmberg, B. (2000). Theory and Practice of distance Education. Rutledge, London.
Johnstone, S.m. (2002). Hopes for Distance Learning in 2002. Syllabus, January 2002. http://www.campus-technology.com/article.asp?id=5917
Khan. B. (1997). Web-based instruction: what is it and why is it. In B. Khan (Ed). Web-based instruction. Englewood Cliffs, NJ: Educational Technology Publications.
Levenson, W.B. (2002). Teaching through radio. NY: Rinehart Company inc.
Whitington, R. (1993) What is Strategy - and does it Matter?
www.mfa.gov.il
23
מבנה
מושגים מנחים וערכים משותפים
משאבי אנוש
מדיניות אסטרטגית
מיומנויות העובדים
מערכות ונהלים
מגמת הסגנון הניהולי
תוצאות למידה נדרשות לתפקיד
תכונות ביצוע וניהול הלכידה הנדרשות במערכת E-Learning
טבלה התומכת החלטה מס' 1
אמצעי ה - E-Learning המפורטים במודל
טבלה התומכת החלטה מס' 2
בדיקת זמינות הטכנולוגיה בארגון
מאפייני התרבות הארגונית
המלצה לבחירת ה - E-Learning
תיקוף
החלטה
בסיסי
מתקדם

תגים:

משרד · החוץ · הכשרה · לימוד · ארגון · למידה · מרחוק

אפשרויות משלוח:

ניתן לקבל ולהזמין עבודה זו באופן מיידי במאגר העבודות של יובנק. כל עבודה אקדמית בנושא "שיפור תהליכים וחדשנות ארגונית במשרד החוץ", סמינריון אודות "שיפור תהליכים וחדשנות ארגונית במשרד החוץ" או עבודת מחקר בנושא ניתנת להזמנה ולהורדה אוטומטית לאחר ביצוע התשלום.

אפשרויות תשלום:

ניתן לשלם עבור כל העבודות האקדמיות, סמינריונים, ועבודות המחקר בעזרת כרטיסי ויזה ומאסטרקרד 24 שעות ביממה.

אודות האתר:

יובנק הנו מאגר עבודות אקדמיות לסטודנטים, מאמרים, מחקרים, תזות ,סמינריונים ועבודות גמר הגדול בישראל. כל התקצירים באתר ניתנים לצפיה ללא תשלום. ברשותנו מעל ל-7000 עבודות מוכנות במגוון נושאים.